メモ帳やタスク管理に便利なツールをお探しではないですか？
そんな方の選択肢のひとつになればと思い人気のアプリ｢Notion｣をご紹介します。
Notionは『Best App Award 2024』で、ビジネス・効率化・ユーティリティカテゴリの最優秀賞を受賞しました！
と、Xに流れてきていましたが、色々できるといわれても使ったことない人にはピンとこないでしょう。
私も自慢できるほど使い込んでいませんが、シンプルな機能だけ個人で利用し3年ほどになります。
例えば
- 個人的なメモや色々なデータのストック
- ページ共有機能で情報を共有して説明する
この2点だけでも使い勝手はいいです。
なおこの記事で紹介した内容はすべて無料で使えます。 それでは解説していきます。
Notionの使い方
私はWEB版を使用しているのでここでもWEB版を使ってご紹介します。
ブラウザでNotionサイトを開いて
ログインボタンをクリック。
初めての登録の場合はここで登録します。アプリが良い方はログインの横にある無料でダウンロードをクリックしてください。
登録後サイドバーが横の画像の様になっていると思います。
自分で作成したメモは基本的に赤枠の中に増えていくようになります。
いま横の画像にあるものは、最初から用意されたページなので削除しても問題ないです。
ただ、どんな感じのページが作成できるのか理解するために確認してみるのも良いですね。
上の画像で赤枠で囲ったプライベートの下にある設定をクリックすると
言語と地域を設定できるのでここで日本語を設定できます。
かっこよく英語で表示させたい場合は不要です！
それではNotionの基本的な考え方を説明します。
Notionのページとは
サイドバーのプライベートの一番上のQuick Noteをクリックしてみます。
するとページ（Quick Note）が開きます。
画像の赤枠内のプライベートにある名前、
Personal HomeやTask Listなどは全てページです。
サイドバーに新規ページを作成する場合は
プライベートにホバーしてプラスボタンをクリックします。
するとプライベートの1番下に新規ページとして作成されます。
タイトルを入力するとページ名になります。その後ページの中にスラッシュを入力後、挿入するブロックを選択して見出しやテキスト、画像を配置します。
Notionのページの中身
新規ページを開くとページ上部にいろいろと表示されます。
左側にあるQuick Noteと書かれているのがページ名です。Notionはページの中にページを作成できます。
その下層ページを開くとその下層ページ名も表示されます。パンくずですね。
反対の右側には文字やアイコンが並んでいますが、今回はその中の2つだけ説明します。
- 共有
-
共有は文字通り、他の人と自分が作成したページを共有するために使います。（共有機能については後ほど解説します）
- 3点リーダー
-
右端の3点リーダーをクリックすると
メニューが開いて各種設定ができます。
私がよく使う項目はフォントの縮小、左右の余白を縮小、エクスポートです。PDFをエクスポートもできるのよく利用しています。
Notionのブロックとは
Notionのブロックとはページ内にある各コンテンツのことです。
下の画像にある｢赤字｣について説明します。
タイトルがあり、テキストがあります。
青背景になっている部分は見出し（h1）です。ブログやWeb制作関係の仕事をされている方はわかると思いますが、見出しにはレベルがあり他にh2、h3とありそれぞれフォントサイズが小さくなります。
ToDoリストは、例えばタスク完了をチェックするなどに使えます。
ページは先ほど紹介したページと同じです。ページはページの中にも作成できます。ただ階層を深くしすぎると欲しいデータを探すときにわかりにくいので個人的には2階層程度にしたほうがいいと思います。
リンク（ブックマーク）ですが、ページ内にリンクを貼り付けると選択肢が表示されてどの形式で貼り付けるか選べます。
外部サイトであれば
- メンション
- URL
- 埋め込み
- ブックマーク
などがあり、上記画像内ではブックマークを選択しております。
埋め込みなどはサイトの一部をそのまま表示出来るので使い方によっては便利ですね。
Notionでよく使う基本機能
Notionで文章作成するとき
画像のようにスラッシュを入力するとブロック選択メニューが開くので選択していきます。
以降、使い始めたころからよく使っているブロックを抜粋してご紹介します。
ご紹介するブロック機能はショートカットで呼び出せます。メニューから呼び出すのもいいですが、この記事で紹介した中でよく使うものはショートカットで呼び出すのが時短になるのでおすすめです。
よく使うブロック機能 基本
先ほどご紹介したテキストや見出し、ToDoリストはかなり使用します。
- 箇条書き
-
ショートカット /bu
箇条書きはシンプルにリストとして作成できます。インデントをつけると違うアイコンを自動作成してくれるので簡単です。
- トグルリスト
-
ショートカット /tog
トグルリストは階層を深くせずにまとめるにはどうすればいいかと悩んでいる際に使ったものです。
画像の通り折り畳めるのでページの記述が長くなる場合は要所で使ってみるのもいいですね。
ちなみにトグルリストには見出しトグルも存在します。
- コールアウト
-
ショートカット /c
背景色やアイコンなどを変更することも可能なので、注意事項や目立たせたい文章以外にも使い所はたくさんありそうです。
よく使うブロック機能 メディア
ブロック機能をスラッシュで呼び出してメニューを下にスクロールします。基本部分が終わると、次にNotion AIの項目が6項目あり、その次にメディア部分になります。
この部分で個人的によく使うブロックは画像ブロックです。
- 画像
-
ショートカット /im
利用頻度としてはトップクラスのブロックです。
後ほど紹介する2列ブロックを使って半分画像、半分テキストのようにセットしてページに画像を貼り付けて共有する。という流れでよく使っています。もちろん自分用コードストックにも画像、動画、コードとセットでよく使っています。
- 動画
-
ショートカット /vi
画像と同じ要領で動画もセットできます。
- コード
-
ショートカット /co
JavaScriptコードを貼り付けた場合 コードストックしておく場合に使っています。HTMLやCSSはもちろんJavaScriptやSCSSなども対応しています。
画像の通り各言語で色分けしてくれるのがわかりやすいですね。
個人的に｢Plan Text｣というテキストを書く設定があってデスクトップのメモ帳としてよく使っています。
なぜNotionのページに直接書かないかというと、ページに書いたテキストにはいろんなデータがついているので、他のアプリに貼り付けする際に余分なデータが一緒に貼り付けられて整形に手間がかかるからです。
- ファイル
-
ショートカット /fi
得意先からいただいたPDFや提出したお見積りなどを顧客データと紐づけるために使っています。
あれば便利なブロック機能 その他
ここからは基本やメディア以外にあるブロック機能をご紹介します。
- 目次
-
ショートカット /目次
ページ内の見出しをリスト化して表示させ、該当箇所にジャンプさせるものです。画像ではテキストにアンダーラインが付いている部分が目次になります。
目次をクリックすると該当見出しまでジャンプします。
さらにページ右側にある線（ショートカット）にホバーすると
ページ右側に表示される目次のショートカット 別途見出し一覧が表示されて違う場所にジャンプも可能です。
目次のショートカット - ボタン
-
ショートカット /but
クリックするとあらかじめ登録しているブロックを表示させます。
ボタンを選択したあとの登録画面 例えば、赤枠部分にToDoリストをいくつか登録して毎日クリックするボタン（タスク）、月末にクリックするボタン（タスク）を登録してワンクリックでその日のタスクを表示させる。などのように使えます。
タスク登録中画面 タスクを登録してボタンを押すと画像のように登録済みタスクが表示されます。
- 2列
-
ショートカット /2
先ほど画像ブロックで紹介したページ内で2列表示させるためのブロックです。大事なのはブロックを作成することです。するとブロックを選択した部分が半分になっているのがわかります。
幅の割合はカーソルを真ん中あたりにホバーさせると上の画像にあるグレーの縦バーが表示されるのでドラッグすると割合を変更できます。
このように画像を広く取ることもできます。幅調整は画像にかぎらず動画やコードブロックでも可能です。
- リマインダー
-
ショートカット /日付
この機能はシンプルでテキストなどにリマインダーを設定できます。
リマインダーセット時 リマインダーセット画面 まず明日午前9時にリマインドするをクリックすると設定できます。
リマインダー修正画面 次にリマインドされた日付をクリックすると日付時間、リマインドのタイミングなどを設定できます。
ちなみにリマインドはログインしていなければ登録メールアドレスにメールが届きます。ログイン中はNotionのサイドバーにある受信BOXボックスに案内されます。
Notionで情報をページ共有する
Notionではページ単位で外部と共有する機能があります。
ページに確認してもらいたい内容を記述してそれに対してコメントをもらうこともできます。
早速手順を説明します。
画面右上にある共有ボタンをクリックすると下のメニューが開きます。
画像の招待ボタン左の入力欄に招待したい人のメールアドレスを入力する。
すると
権限を選択する画面になるので読み取り権限（閲覧のみ）、コメント権限（閲覧者がコメント書込み可能）、編集権限（有料）、フルアクセス（他のユーザーにも共有できる）の中から選択する。
個人的にはやり取りがあるかどうかで｢読み取り権限（閲覧のみ）｣か｢コメント権限｣で選択しています。
さらにNotionではWeb上にアップして誰でも閲覧できるようにできます。
画像上部にある｢Web公開｣を選択。
次に上の画像でグレーアウトされている部分に実際には公開されるページのURLが表示されているので、コピペして貼り付ける。 たったこれだけです。
この機能をつかって簡単なポートフォリオや会社紹介ページを作成しているケースもみかけますね。
個人的にはこれが使いたくてNotionを使い始めたようなところがあります。
Notionでデータベースを使って情報整理
ここからがNotionで一番使い勝手のいい超便利なデータベースの基本的な考え方を説明します。
まずデータ元になるデータベースを作成する。
次にそのデータベースを用いて必要な情報だけ表示させるリンクデータベースを作成する。
という考え方です。
さらに新しいデータベースの1項目を別のデータベースをリンクさせてデータを反映させることもできます。
以上が私がよく使う部分です。 ややこしそうだと思った方も単純にデータベースを作成するだけでも便利なのでぜひトライしてみてください。
Notionのデータベースの作り方
ショートカット /db
ブロックで呼び出すと画像のとおり3種類のデータベースが表示されます。
個人的に使っているのはデータベースインラインです。
フルページとの違いは名前の通り、データベースのみ表示させるのか、ページのコンテンツとして表示させるのかの違いです。
私はインラインをよく使用するのでインラインで説明をすすめます。
Notionでデータベースを作成するときの重要な概念
データベースインラインを作成すると画像のテーブルが作成されます。
テーブルの概念はテーブル1行に1ページとしてコンテンツを作成していくイメージ。
実際にページを作成してみます。
開くボタンをクリックすると
開いたページが画面右半分に広がります。(上の画像を参照)
それでは例として会社をいくつか登録してみます。 ページタイトル（例 A社）を入力。
画像にある｢プロパティを追加する｣をクリックして
プロパティの中身をテキストにするのか数字を入力するのかなど選択します。
あとは必要な情報欄を追加します。
今回は上の画像のようにプロパティを作成しました。A社の下に並んでいる項目、ホームページから請求書送付までが今回作成したプロパティです。
一度プロパティを作成すると2ページ目以降は共有されます。さらにどこのページでプロパティを修正しえても全ページに反映されます。
テンプレート作成
余談ですが、先ほど作成したプロパティより下に｢このテキストは常に表示させる｣とあります。
テキストを入力する前は下の画像のようにテンプレート作成ボタンが表示されます。
これをクリックするとテンプレート作成画面になります。
そこで今回は｢このテキストは常に表示させる｣と入力して登録すると
登録したテンプレートを選択できるようになります。今後次のページを作成するときもテンプレートを選択すると
上の画像のようにテンプレートに登録しているブロックが始めから表示された状態で作成されます。
話は戻ります。
テーブルに1件登録すると以下のようになります。
下の動画で確認できますが、画面幅によってはデータベースは横スクロールします。
データベースを別の場所で必要な情報のみ表示させる
さきほどのデータベースには会社情報以外にも作業進捗を作成しました。
例えば案件が進行している会社を選別して呼び出して全体の案件進捗を確認してみます。
画像左側にある6点リーダーをクリックすると
メニューが開くので｢リンクをコピー｣をクリックします。
そしてそれを希望の場所に貼り付けます。今回はわかりやすいように元データベースのすぐ下に貼り付けます。
するとメニューが出るので
｢リンクドデータベース｣を選択。するともう一つデータベースが表示されます。
新しく作成したデータベースはリンクしていることを表す矢印付きになります。
これで元データベースとリンクしたデータベースが作成されました。
そしてリンクで作成したリンクドデータベースの表示を必要なものに絞り込みます。
まずリンクドデータベースの右上にある3点リーダーをクリック。
次に表示されたメニューのプロパティを選択。
すると表示させるプロパティを選択できます。目のアイコンをクリックすると表示非表示を切り替えできます。
選択が終わると上の画像のようになります。
元のデータベースと比較してみました。
下のリンクドデータベースは必要な情報のみに絞られているのがわかると思います。
実際には案件管理ページなど別ページで表示させて利用すると思いますのでぜひお試しください。
別のデータベースをリンクさせる
リンクさせるとはどういうことか？
まずはデータベースのプロパティをひとつ追加してみます。
データベースの右端まで行くとプラスボタンがあります。
クリックするとプロパティを追加できます。
その際にプロパティに｢リレーション｣を選択する（下から4番目）と
作成ずみのデータベース名が表示されるのでその中からデータベースを選択します。（今回はあらかじめ売上というデータベースを作成）するとデータベースのタイトルが表示されます。
そこで売上が表示されるので選択すると別のデータベースのタイトルが表示され、さらにそのデータベースにアクセスすることもできます。
さらにデータベースのなかの一部のプロパティだけ表示させたい場合は、ロールアップ（下から3番目）を選択します。
ロールアップを選択した後、次のメニューでリレーション（データベース）を選択。すると選択したリレーション（データベース）で作成されているプロパティが選択できるようになるのでそこから今回は｢案件名｣を選択
最終的に売上という名前のデータベースは取引先データベースから｢取引先｣と｢案件名｣だけを表示させています。
売上データベース上でもC社とかかれた取引先項目を開くと、取引先データベースのC社のページを開くことができます。そのまま取引先データベースの数字を修正したりメモを追加することも可能です。
まとめ
Notionの基本的な部分を個人的に抜粋してご紹介しましたがいかがでしたでしょうか？
特にデータベースは元の情報から欲しい情報だけをどのページでも取り出せるのが便利です。
できることが多すぎて最初は戸惑うと思いますが、少しずつ取り組んで、できることを増やしていくのも楽しいものです。
この記事をきっかけにぜひトライしてみてください。みなさんの時短につながれば幸いです。
